Sunday, October 07, 2012

工作的效率問題

這週的工作像在洗三溫暖:前幾天效率相當好,很短的時間就有具體進展,也讓專案順利進行。後幾天則卡在一個項目許久,數天都沒進展。進度的遲緩,讓我甚至會想避開做事。

這種感覺對從事創作工作的人應該不會陌生,不論是寫作、寫程式、或設計。有時工作效率有如神助,有時卻又感到怎樣做都沒效果,甚至下一步為何都不清楚。

自己對這個現象一直很感興趣,也一直想去找原因:為何創造性工作的生產力會有很大差異?在不同人之間,或同個人在不同時點,差異可以到非常大。有些人似乎有強烈、旺盛、且持續的生產力,似乎「產出」不需要任何特別的力氣。但多數人對於持續生產,都會遇到門檻及瓶頸。關鍵點到底在哪?又該如何提升一個人的生產力?

我並非專家,不過這週有些個人觀察想分享。我那些生產力較高的時刻,大概有幾個共通點:

  1. 無干擾的專注:完成該工作的優先順序被排得很高,高於其它一切待做、或需要做的事。因有極高的優先順序,所以一切其它干擾都會被排開或忽略。

  2. 知道作法:對這件事該怎樣做,已有概念要如何進行,或已有個想法想嘗試。這時候去做,相對來說較為容易,較有掌握感、也會較有進度。

  3. 要交件:當有東西要交給合作夥伴,以利他們那邊可繼續進行,同時了解自己的延遲會卡到別人,對整體結果有負面影響時,會較謹慎緊張,工作也較有成果。

其實23,最終都會成為第1點。換言之,能否專注的做一事,似乎是工作效率的關鍵。這和多年前John Carmack 在回答「好的程式設計師該有哪些特質」時,提到“focus is extremely important類似。當然讓每個人可專注的原因不一,但專注似乎是項必要條件。

觀察較沒生產力的時間,看來一些共通點是:
  1. 不知如何下手:簡單說就是被「卡」住了,而這通常和做新嘗試有關。因為不夠熟悉,所以連怎樣開始都不知道。另種情況是雖有多種作法,但似乎各有優缺點,難以取捨。

  2. 被干擾:可能是該工作的時段,有其它事需要臨時或緊急的處理。這時就要先放下手上工作,處理完後才能繼續。但原先進度就要花時間重建,才能再進入狀況。

  3. 無援助:雖說不受干擾是好事,但遇到困難時也較易分心去做其它事。反之,我發現若和合作者「一起同時做事」(如寫程式的 Pair Programming)。有卡點時立刻討論。即使沒有互動,單純的約好「一起工作一小時候再來看進度」。一點人際上的牽制,似也有助於執行工作。
以寫程式來說,若一天可專注工作三小時,其實已有「可交差的」生產力,若能做到六小時以上,就算是相當 productive。以這樣看,一天工作其實不必到 8 小時,就可有一樣、甚至更好的成果 (因為省下的時間可用來學習、或放鬆思考下一步的優先順序、或事情該怎樣做)

不過除了把事情完成外,是否在做正確的事 (The Right Thing) 也很重要,甚至更為重要。不少人若慢慢爬,都可爬上一座山。不過若到山頂時才發現,其實自己該爬的是另一座山,那不論原先這座山爬得多快,也就不是重點了 (所謂 Begin with the End in Mind)

總之,保持專注似乎是工作效率的來源,至於如何產生專注,雖可能因人而異,但讓自己對優先順序有較強的感覺、或先想清楚下一步該怎樣做,似乎對提升專注及效率會有幫助。

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